商标使用许可合同备案制度是一个法律术语，是指：根据《商标法》第43条第3款规定，签订商标使用许可合同后应当在法定期限内向商标局备案。

如何办理商标使用许可合同备案

(一)委托商标代理机构办理商标使用许可合同备案的，申请人可以自愿选择任何一家国家认可的商标代理机构办理。所有在商标局备案的商标代理机构都公布在“代理机构”一栏中。

(二)申请人直接到商标注册大厅办理商标注册申请的，申请人可以按照以下步骤办理：准备申请书件→在商标注册大厅受理窗口提交申请书件→在打码窗口打收文条形码→在交费窗口缴纳备案规费→收取商标使用许可合同备案通知书

申请书件的准备

(一)应提交的申请书件

1、一件注册商标许可一个被许可人使用，应提交一份商标使用许可合同备案申请书。

2、申请人为自然人的，应当提交能够证明其身份的有效证件的复印件(如身份证等)。

3、商标使用许可合同副本，或经过公证的商标使用许可合同复印件。

4、合同文字使用外文的应当同时附送相应的中文译本。

5、委托商标代理机构办理的，还应提交商标代理委托书。

(二)具体要求

1、所有书件应当字迹工整、清晰，备案申请书应当用打字机打印。

2、许可合同双方当事人必须在合同上加盖各自的印章，无印章的应当由法定代表人签名。

3、申请书的填写应符合以下要求：

(1)申请书上的许可人名称、注册证号、商品或者服务名称应与《商标注册证》上的注册人名义、注册证号、商品或者服务名称完全相同。

(2)许可使用的商品不得超出《商标注册证》核定使用的商品范围。

(3)许可使用的期限不得超过《商标注册证》上的有效期限。

(三)商标使用许可合同必须具备以下条款：

(1)许可使用的商标名称及其注册证号码。

(2)许可使用的商品及服务范围。

(3)许可使用的期限。

(4)被许可人使用的注册商标标识的提供方式。

(5)许可人对被许可人使用其注册商标的商品质量进行监督的条款。